Офисный переезд всегда может стать большой проблемой. Можно попробовать организовать его самостоятельно, а можно обратиться к специалистам из транспортной компании.
Самостоятельный переезд офиса обязательно нужно начать с четкого планирования: в первую очередь важно расставить дедлайны и трезво оценить возможности.
Необходимо выбрать ответственного за переезд и распределить обязанности между остальными сотрудниками. Возможно, что не все обрадуются походу в офис в свой выходной, поэтому лучше поставить переезд на рабочее время. Для сотрудников это будет повод сменить вид деятельности и немного отдохнуть от умственного труда в рабочие часы.
Не забудьте сделать рассылку всем клиентам, поставщикам и, самое главное, сотрудникам, с новым адресом, изменить его на сайте компании и в социальных сетях, если они есть.
После планирования переезда, можно приступать к следующему этапу: упаковки офиса. Первым делом, отключите все электрические приборы от сети и обязательно пометьте провода, чтобы не было проблем с их сборкой в новом помещении. Для защиты компьютерных мониторов оберните их специальной пленкой, "пупырышки" на которой все любят лопать. Оргтехнику и провода распределите по картонным коробкам, не забудьте их подписать, чтобы ничего не потерять.
Документы подготовьте заранее: переберите, разложите по подписанным коробкам, их лучше перевезти заранее и отдельно от всего остального офиса. После документов займитесь упаковкой мебели: ее нужно разобрать и упаковать детали, сложив их вместе, обязательно их подпишите, чтобы ничего не оставить в старом помещении или не сломать при сборке на месте.
Дайте задание сотрудникам упаковать их рабочие места, чтобы у них не потерялось ничего важного.
Будьте внимательны к весу коробок: желательно, чтобы он не был больше 20 килограммов, иначе сотрудникам будет тяжело с ними работать.
Для большого офиса лучше заключить договор с транспортной компанией. Работники таких служб обладают нужными знаниями, чтобы полностью без проблем взять на себя всю ответственность за переезд офиса. Они правильно спланируют порядок действий, установят сроки и даже застрахуют офисное имущество.
После заказа на переезд, в офис приезжает менеджер компании и начинает подготовку: оценивает объем работ, проводит учет всего, что нужно перевезти на новое место.
Транспортная компания помогает руководителю офиса избежать многих проблем, связанных с переездом, потому что у нее есть все, что необходимо для успешного переезда. Продвинутые компании даже занимаются подключением всей необходимой техники и настройкой IT-структурой офиса. Заказчику нужно только выбрать дату переезда и время от времени проверять, как идут дела.
У транспортной компании есть еще одно важное преимущество: переезд можно проводить в любой выходной и праздничный день, не отрывая от сотрудников в их рабочее время.
